Los libros corporativos.

PARTE 1

Muchos negocios en México sufren de falta de institucionalización de procesos, falta de transparencia, y falta de orden en su documentación; por decir algunos de los males que aquejan al empresario mexicano y que lo exponen a responsabilidades y vulnerabilidades de todo orden, desde lo fiscal hasta lo penal, pasando por la armonía o litigio entre socios o la empresa y sus socios. En este artículo abordaremos uno de los temas más importantes relacionados con esta problemática: los libros corporativos.

Las actas constitutivas, Actas de asambleas ordinarias y extraordinarias, resoluciones del órgano de administración (consejo de administración, administrador único, consejo de gerentes, gerente general, etcétera; dependiendo del tipo de sociedad y de lo que acuerden los dueños del negocio), la evolución de su capital, el registro de quiénes y cómo han sido parte de la sociedad, y el historial de la participación en el capital social.

Muchas veces, quienes buscan constituir una sociedad (despacho, comercializadora, o cualquier otro negocio), lo hacen porque se lo piden proveedores o clientes que requieren tener relación con personas morales, no personas físicas, o porque necesitan una cuenta bancaria del negocio para llevar cuentas separadas entre los dueños del negocio y el negocio en sí mismo, porque quieren facilitar y/o hacer más eficiente el pago de nómina, obtener apoyos gubernamentales, entre otras razones que van más allá de constituir una sociedad por el sólo hecho de formar un negocio entre socios que compartan equity (acciones, o partes sociales, dependiendo del tipo de sociedad). Si bien esas pueden ser situaciones o necesidades a las que emprendedores y empresarios deben adaptarse o satisfacer de alguna manera, muy poca gente está consciente de la magnitud de responsabilidad que conlleva constituir una sociedad y mantenerla actualizada desde un punto de vista corporativo, sea por la razón que sea, pero con especial énfasis en las empresas familiares.

Estos libros no solo complementan lo que consta en la documentación corporativa, sino que por su existencia y actualización añaden valor al negocio que lo lleva de manera correcta y actualizada. Empezando por una profesionalización de las relaciones de negocios entre los socios, que deriva en transmitir una cultura empresarial con apego a la ley, que tanta falta hace en México, y a su vez, permea en la cultura del equipo de trabajo, sobre todo tratándose de negocios familiares.

Además de lo anterior, contar con los libros corporativos de tu sociedad permite entender la historia de la creación del negocio y su desarrollo, las responsabilidades de quienes han intervenido como sus líderes, así como el papel y participación de cada socio, entre otras cuestiones que son de gran valor para potenciales inversionistas (al presentarse como negocios serios, y facilitarles el conocimiento del negocio con mayor transparencia, llegada la hora del due dilligence); y por último, también son de sumo valor para el empresario frente a autoridades, particularmente del SAT en materia fiscal y acuerdos internacionales que modifican la manera de hacer negocios a nivel regional o global, como por ejemplo la entrada en vigor de acuerdos internacionales como el T-MEC.